¿Cuáles son las medidas de la eficiencia en la fabricación para lograr el rendimiento del negocio? ¿Qué es la medición de la ejecución del Lean Manufacturing o manufactura esbelta para lograr el rendimiento del negocio?

¿Qué son los KPIs? ¿Cómo elegirlos adecuadamente? ¿Cuales son las características que debe tener todo KPI? Estas son las típicas preguntas que nos tenemos que hacer en cualquier cultura Kaizen.

En un mundo competitivos, hay que hacer notar que había una serie de problemas de calidad en el sector de la automoción en los últimos años. Esta necesidad obligo a los fabricantes a implementar una serie de herramientas para mejorar la producción (incluyendo a Toyota en el que se originó el concepto).

El Lean Manufacturing es un concepto que mejora la calidad, reduce el coste, potencia a las personas y aumenta la satisfacción del cliente. Mejora el rendimiento del negocio a través de la eliminación de desperdicios y actividades sin valor añadido.

Tradicionalmente, las mediciones del Lean Manufacturing no están lejos del rendimiento basado en el tiempo, tales como tiempo de espera, almacenamiento, abastecimiento y similares (en función del contexto de las medidas o métricas). Además, la calidad y el costo también se pueden aplicar.

Las mediciones deben ayudar a hacer visibles los residuos en los procesos de negocio, donde la información debe fluir, las medidas sugeridas son:

• Eventos Kaizen (Kaizen events, KE)
• 5S (5S)
• Gestión Visual (Visual Management, VM)
• El trabajo estándar (Standard Work, SW)
• Mejora de Procesos de Negocio (Business Processes Improving, BPI)
• Reuniones tiempo efectivo (Effective Time Meetings, ETM)

Sin embargo, existe una necesidad urgente de ampliar esas mediciones fuera de fabricación para incluir aspectos relacionados con el cliente aspectos, tales como la seguridad y el consumo (pero esto es tema de otra entrada al blog).

Las métricas y las mediciones deben ser definidas en base a los objetivos. Es necesario definir objetivos específicos que lograr. Con base a objetivos bien definidos, se verá fácilmente lo que se debe medir.

Por ejemplo, un objetivo puede ser minimizar el trabajo en curso (Work In Progress, WIP): se puede medir la cantidad de trabajo en curso antes y después de cada paso, se puede medir el valor del trabajo en curso antes y después de cada acción, que mide la cantidad de espacio utilizado por WIP antes y después de su trabajo, incluso se puede medir el nivel de satisfacción de los trabajadores antes y después de la eliminación de WIP, etc.

Puede haber muchas maneras de medir algún aspecto una vez que se defina bien de una manera enfocada. Si no se puede encontrar una métrica, entonces el objetivo se debe dividir aún más.

¿Que es un KPI?

KPI son las siglas de Key Performance Indicators, o sea, indicadores clave del desempeño o medidor de desempeño o indicador clave de rendimiento. Es una medida del nivel del desempeño de un proceso. El valor del indicador está directamente relacionado con un objetivo fijado de antemano y normalmente se expresa en porcentaje.

Estas métricas se utilizan generalmente para cuantificar los resultados que ha tenido una determinada acción o estrategia en función de los objetivos previamente establecidos. Dicho de otra manera, Los KPIs nos permiten medir el éxito de las acciones realizadas. Los KPIs muestran si dichas acciones implementadas están dando sus frutos o si, por el contrario, no se progresa adecuadamente o como se esperaba.

Características de los KPIs

Las características principales de cualquier KPI son:

1. Un KPI debe ser medible. Por la propia definición de un KPI, debe poderse medir. Por ejemplo, si queremos mejorar la productividad en una línea de fabricación, debemos medir el incremento de productos por hora de cualquier acción llevada a cabo.
2. Relacionado con lo anterior, un KPI nunca se refieren a dinero. Un KPI mide incrementos, como se ha dicho anteriormente, se expresa en porcentaje.
3. Los KPIs deben ser alcanzables. Los objetivos planteados a la hora de establecer los KPIs tienen que ser realistas. Si planteas duplicar la producción con la mitad de recursos y sin modernizar instalaciones, es posible que te lleves una decepción.
4. Cualquier KPI ha de ser relevante. Existe una infinidad de variables en cualquier proceso productivo. Algo muy típico hoy en día es el exceso de información, esto puede suponer un problema y si tenemos decenas de KPIs donde elegir pero solo unos pocos nos dan información útil y de interés real para nuestros objetivos. Hay que saber elegir correctamente.
5. Un KPI es medido muy frecuentemente. Es normal medir los KPI diariamente o semanalmente. Es típico gestionar los datos de los indicadores en plazos cortos de tiempo, aunque los resultados significativos son a más largo plazo
6. Debemos tener disponible un KPI a tiempo. Los KPIs deben ajustarse a unos plazos de tiempo razonables. Por ejemplo, si me debido a fabricación de helados y el objetivo es aumentar las ventas en un 15% en los meses de verano, no es conveniente usar como KPI el número de ventas anuales.
7. Los KPI siempre promueven acciones. Cualquier acción tomada en base a un KPI supone un impacto positivo en el desempeño de la empresa. Una mala métrica puede conllevar malas decisiones. Una métrica mal definida provoca comportamientos disfuncionales en la organización.

Preguntas que debemos plantearnos para saber elegir KPIs correctamente

Tras entender que son y para qué sirven un KPI, es hora de establecerlos para nuestro negocio. A continuación se plantean una series de preguntar para la correcta elección de KPIs:

1. ¿Qué metas y qué objetivos perseguimos? Hay que tener claros los objetivos que persigue la empresa. Es conveniente redactar una lista con los objetivos para tenerlos siempre presente y por escrito.
2. ¿Influyen dichos KPI elegidos en las metas de la empresa? ¿Están alineados con la estrategia de la empresa? Una vez establecida la estrategia empresarial, habrá que ver si los KPI afectan a los objetivos. Por ejemplo, si el objetivo es aumentar la producción reduciendo costes en la materia prima pero la estrategia de la empresa es tener el producto de mayor calidad del mercado, será muy difícil lograr nuestro KPI.
3. ¿Son comparables nuestros índices? Nuestros KPIs deben ser posible compararlos con algo, alguna referencia. Si llevamos 6 meses de actividad, las ventas anuales no puede ser un KPI.
4. ¿Qué persona responsable o departamento de la empresa será el gestor del KPI? Es fundamental saber a quién afectará el KPI y será el responsable de presentar resultados. En función del departamento al que nos dirijamos, le interesará más unas métricas que otras.
5. ¿Cada cuánto se van a evaluar los avances? La gestión y supervisión debe ser en la mayoría de los casos diaria, pero debemos saber los intervalos para evaluar los informes elaborados con los KPIs. Esto tiene la ventaja que puede definir un poco más qué tipo de KPI serán más relevantes que otros.
6. ¿Quiénes van a medir los KPI y con qué herramientas? Aunque parece obvio, es fundamental saber qué nivel profesional, qué responsabilidades y qué recursos tiene la persona encargada de medirlos. No es lógico diseñar un KPI y que la persona que debe gestionarlo no sepa qué está midiendo o no dispone de los medios necesarios para hacerlo.
7. ¿Qué personal tomará las acciones en función del resultado de los KPIs? Está relacionada con la pregunta anterior. Dependiendo de a quienes vayan dirigidos o quién será el encargado de tomar acciones, será necesario elegir los KPIs para mostrarle.
8. ¿El KPI nos servirá de ayuda para calcular el ROI (Return On investment o Retorno Sobre la Inversión)? En este caso el KPI servirá para comparar el beneficio o la utilidad obtenida en relación a la inversión realizada. Existen muchas formas de calcular el ROI y no nos meteremos en este tema en este post.

Estas son algunas preguntas, no todas, que debemos hacer para empezar a desarrollar y crear los KPIs que nos interesen. Está claro que cada empresa y cada objetivo tendrá unos u otros KPIs totalmente diferentes.

Conclusiones

La medición de un KPI a tener en cuenta en el proceso de fabricación podría ir dirigido a: reducción del tiempo del ciclo de producción, control de residuos o desperdicios, gestión de inventario, creación de valor añadido para el cliente, mejora continua (Kaizen) a través de la potenciación de los empleados y la recepción de compromiso de los mismos mediante la creación de confianza mutua y respeto.

Es de suma importancia saber elegir adecuadamente los KPIs según los objetivos de nuestra empresa. Una inadecuada, mala o incompleta elección puede darnos unos datos que no ayuden a mejorar la línea comercial que perseguimos. Sin embargo la elección correcta del KPI nos ayudará a maximizar cuantitativa y cualitativamente el éxito de nuestras acciones.

El equipo directivo de la empresa es el ente que debe tomar decisiones en base a los KPI. Estos directivos toman decisiones, analizan y deben hacer preguntas a sus equipos a partir de los KPIs.

Los KPIs determinan qué es lo que deben hacer los departamentos de la organización y todo el personal involucrado debe entender claramente el indicador en cuestión para trabajar en función del mismo.

Los KPIs implican y exigen un claro compromiso y responsabilidad por parte de todos, desde directivos hasta operarios, pasando por cargos intermedios. Un KPI se pueden usar como herramienta asociada a la retribución económica variable.

Fuentes

Indicador clave de rendimiento 

Que es un KPI. Significado de los Key Performance Indicators (KPIs)

Qué es un KPI. Preguntas que debes hacerte antes de elegirlos 

Las 7 características que debe tener todo KPI