Tradicionalmente, las mediciones Lean no están lejos de rendimiento basado en el tiempo. Además, la calidad y el costo también pueden influir en estas métricas. Existe la necesidad de ampliar esas mediciones fuera de fabricación para incluir aspectos relacionados, tales como la seguridad, la cantidad de trabajo, la complejidad del mismo o cualquier riesgo/incertidumbre en realizarlo.

Por esta razón es conveniente fijarse en otras disciplinas, como por ejemplo el trabajo en los equipos Scrum, para incorporar nuevas métricas y herramientas.

¿Qué son las medidas de la eficiencia en la fabricación para lograr el rendimiento del negocio?

Las mediciones o métricas deben ser definidas en base a los objetivos. Se debe definir objetivos específicos. Con base a objetivos bien definidos, se verá fácilmente lo que se debe medir.

El Lean Manufacturing es un concepto que mejora la calidad, reduce el coste, potencia a las personas y aumenta la satisfacción del cliente. Mejora el rendimiento del negocio a través de la eliminación de desechos/desperdicios y actividades sin valor añadido, así como las personas que involucran en un sistema de mejora continua (Kaizen). Las métricas típica en esta disciplina podrían ser: reducción del tiempo de ciclo de producción, control de residuos, gestión de inventario, la creación de valor para el cliente, la mejora continua a través de la potenciación de los empleados y la recepción de compromiso de los empleados mediante la creación de confianza mutua y el respeto.

Las métricas deben ayudar a hacer visibles los desperdicios en los procesos de negocio, donde la información debe fluir. Algunas métricas típicas son:

• Eventos Kaizen (KE)
• 5 S (5S)
• Gestión Visual (VM)
• El trabajo estándar (SO)
• Mejora de Procesos de Negocio (BPI)
• Reuniones tiempo efectivo (ETM)

¿Qué son los puntos de la historia: Story Points (SPs)?

Los puntos de la historia o Story Points (SPs) son una unidad de medida para expresar o estimar el esfuerzo general que sería necesario para fabricar un elemento de un producto o cualquier otra parte de la producción.

Un SP es una medida arbitraria utilizado por equipos Scrum. Esto se utiliza para medir el esfuerzo requerido para implementar una historia (fabricación de un elemento).

En términos simples, es un número o métrica que indica al equipo como de difícil/sencillo es la historia (trabajo a realizar) y está directamente relacionado con la complejidad, incógnitas y esfuerzo.

Cuando calculamos con SPs se le asigna un valor en puntos a cada elemento. Los valores asignados o primas no son importantes, lo que importa son los valores relativos entre las diferentes historias. Por ejemplo, a una historia que se le asigna un 2 debe ser el doble más importante que una historia a la que se le asigna un 1. 

En lugar de asignar 1, 2 y 3… se podría haber asignado 100, 200 y 300… o 1 millón, 2 millones y 3 millones. Se trata de las relaciones lo que importan, no los números reales. También se pueden utilizar términos semánticos del tipo muy pequeño, pequeño, mediano, grande, extra grande. Generalmente lo que se utiliza es la serie de Fibonacci para asignar las primas.

La participación de todos (los desarrolladores, diseñadores, implementadores… e incluso clientes) es la clave. Cada miembro del equipo trae una perspectiva diferente sobre el producto y el trabajo necesario para entregar una historia.

¿Cómo se asignan cada SPs?

Debido a que los SPs representan el esfuerzo por desarrollar una historia, la estimación de un equipo debe incluir todo lo que puede afectar el esfuerzo. Esto podría incluir:

1. La cantidad de trabajo que hay que hacer.
2. La complejidad del trabajo.
3. Cualquier riesgo o incertidumbre en hacer el trabajo.

Los SPs son un término relativo y no se refieren directamente a las horas reales. Esto hace que sea fácil para los equipos Scrum pensar en abstracto sobre el esfuerzo necesario para completar una historia.

Al estimar con SPs, hay que asegurarse de considerar cada uno de los factores anteriores. Veamos cómo cada uno afecta a la estimación del esfuerzo proporcionada por SPs.

La cantidad de trabajo que se necesita.

Ciertamente, si hay más trabajo, la estimación del esfuerzo debe ser mayor. Consideremos el caso de desarrollo de dos páginas web. La primera página tiene sólo un campo y una etiqueta que solicita introducir un nombre. La segunda página tiene 100 campos para ser rellenados también, simplemente con un poco de texto.

La segunda página no es más compleja. No hay interacciones entre los campos y cada uno es nada más que texto. No hay ningún esfuerzo adicional en la segunda página. La única diferencia entre ambas páginas es que no hay más que ver en la segunda página.

La segunda página debe tener más SPs. Probablemente no debe recibir 100 veces más puntos a pesar de que hay 100 veces más campos. Es, en definitiva, economía de escala y tal vez haciendo que la segunda página tenga sólo 2 o 3 o 10 veces más esfuerzo, como mucho, que la primera página.

Riesgo e Incertidumbre

La cantidad de riesgo e incertidumbre es un elemento de la línea de producción que afecta a la estimación de los SPs de cada elemento o parte del producto.

Si se pide a un equipo estimar un elemento de la línea de producción y no está claro dicho elemento, la incertidumbre se debe reflejar en la estimación.

Si la implementación de un nueva función en la producción implica el cambio de una determinada parte del proceso y no se tiene certidumbre de como afectará al proceso actual, se debe reflejar en la estimación dicho riesgo.

Si no se tiene pruebas que se pueda estandarizar y automatizar un nuevo proceso productivo, ese riesgo también se debe reflejar en la estimación.

Complejidad

La complejidad también se debe considerar cuando se proporciona una estimación en SPs. Volviendo al ejemplo anterior de desarrollar una página web con 100 campos de texto triviales sin interacciones entre ellos. Ahora se tiene otra web también con 100 campos. Pero algunos son campos de fecha de calendario; otros son campos de texto, como números de teléfono o números de identificación fiscal; otros campos hacen validaciones de suma de comprobación al igual que con los números de tarjetas de crédito.

Esta pantalla requiere la interacción entre los campos. Si el usuario introduce una tarjeta Visa, se muestra un campo CVV de tres dígitos. Sin embargo, si el usuario introduce una tarjeta American Express, se muestra un campo CVV de cuatro dígitos.

A pesar de que todavía hay 100 campos en esta pantalla, estos campos son más difíciles de implementar. La web es más compleja y, por lo tanto, va a tomar más tiempo implementarla. Hay más posibilidades de que el desarrollador se equivoque, tiene que realizar copias de seguridad y corregirlo. Esta complejidad adicional se debe reflejar en la estimación proporcionada.

Considerar todos los factores: cantidad de trabajo, Riesgo e Incertidumbre y complejidad

Puede parecer imposible combinar estos tres factores en un número y disponerlos como una estimación. Sin embargo es posible, ya que el esfuerzo es el factor unificador. Estos estimadores consideran la cantidad de esfuerzo que se necesitará para hacer el trabajo requerido por cada elemento en una línea de producción.

Por lo general, esto se hace teniendo en cuenta el riesgo que ocurra un problema y el impacto cuando se produce.

Los estimadores también tienen en cuenta la complejidad del trabajo a realizar. El trabajo que es complejo requerirá más tiempo y dedicación, puede requerir más experimentación de ensayo y error, tal vez más feed-back con un cliente, puede tomar más tiempo para validar y puede necesitar más tiempo para corregir errores.

Aprender de las estimaciones anteriores

Haciendo una retrospección en el tiempo, se puede obtener feed-back para que el equipo incorpore las percepciones de iteraciones anteriores, incluyendo la precisión de sus estimaciones. Muchas herramientas ágiles que utilizan SPs lo que hacen es reflexionar y re-calibrar la estimación.

Los tres factores deben combinarse.

Una estimación con SPs debe incluir todo lo que implica fabricar un elemento de la línea de producción hasta el final. Si la definición de un equipo incluye la creación de pruebas para validar la historia automáticamente, el esfuerzo de crear esas pruebas deben ser incluidas en la estimación utilizando SPs.

La utilización de SPs puede ser un concepto difícil de entender al principio. Pero el esfuerzo de entender plenamente que representan los SPs y como son afectados por la cantidad de trabajo, la complejidad y cualquier riesgo o incertidumbre en el trabajo valdrá la pena.

Conclusiones

Para seguir creciendo y aportando valor añadido a nuestros clientes es necesario realizar una excelente labor de parametrización y definición de las métricas de nuestro negocio. El Lean nos proporcionan una serie de métricas muy buena, pero podemos recurrir a otras herramientas de otras disciplinas como el Scrum que enriquecerán nuestros procesos productivos y que mejoraran nuestra organización.

Fuentes

• What Are Story Points? 
• What is a story point? 
• Collaboration, abstraction, and other secrets of agile estimation