La brújula en la Excelencia Operativa


¿Tu organización ha logrado satisfacer al cliente? ¿Has implementado los cambios en los procesos de negocio necesarios para incrementar la velocidad de respuesta a tus clientes? ¿Es tu organización más eficiente? ¿Deseas reducir de desperdicios, costes y tiempos en los procesos de fabricación? Quizás te has marcado aumentar el valor de cada actividad realizada y eliminar lo que no se requiere. Entonces ¿tienes un plan para eliminar todos los desperdicios y todas las operaciones que no le agregan valor al producto o a los procesos?

Uno de los aspectos más importante en nuestro camino hacia la excelencia operativa es la definición de objetivos. Estos objetivos harán la función de brújula que nos marcará la dirección a seguir.

Excelencia Operativa: Los principales objetivos de una implantación Lean Manufacturing.

En este blog trato de transmitir la manera de alcanzar una mayor Excelencia Opertariva a través del Lean Manufacturing. Se podría plantear que los principales objetivos en la cultura Lean podrían ser detectar y eliminar los desperdicios asociados a un proceso productivo, con vistas a desarrollar procesos más ágiles, eficientes y productivos.

gueRKanoCon estos objetivos pretendemos lograr mayores niveles de competitividad y desarrollar equipos de trabajo motivados, preparados y entrenados para resolver problemas que sustenten una cultura de mejora continua (Kaizen).

Pero así dicho es algo vago y poco específico. Es necesario ir de lo general hacia lo particular. Habría que plantear objetivos más concretos como reducir el insumo de tal pieza, o aumentar la vida útil de tal otra…

Por ello es importante saber establecer correctamente los objetivos. Una buena estrategia de definición de objetivos es utilizar la metodología SMART.

Objetivos SMART, objetivos inteligentes.

Definir un objetivo SMART de una forma correcta, es uno de los pasos esenciales para lograr la Excelencia Operativa.

La palabra SMART proviene del inglés y significa “listo, astuto, inteligente”. Pero además de un juego de palabras, es un acrónimo de 5 características que hace que un objetivo esté bien planteado:

  • S: eSpecífico (Specific)
  • M: Medible (Measurable)
  • A: Alcanzable (Assignable)
  • R: Realista (Realistic)
  • T: limiTado (Time-related)

S: eSpecífico (Specific)

Un objetivo cumple el requisito de ser específico cuando hablamos de algo concreto. Nuestros objetivos deben obedecer a la regla de la tripe W: why, when, where (“qué”, “cuándo”, “dónde”)

Permitir un objetivo genérico nos da la sensación de no cerrarnos puertas,  pero no nos permite trabajar en profundidad para conseguirlo. Por este motivo “reducir despercidios” no es un objetivo válido.

Define “qué” deseas reducir, “cuándo” lo vas a lograr y “dónde” se va a realizar. Por ejemplo, reducir el consumo de papel (“qué”) del próximo mes (“cuándo”) en las impresoras (“dónde”) de nuestra oficina.

Nos debemos centrar en plantear objetivos concretos, o muy concretos, que directamente nos enfocan en su realización.

Algo que debemos tener en cuenta y tratar de evitar a la hora de plantear objetivos es que no pueden ser amplios, difusos, genéricos y vagos.

M: Medible (Measurable)

Samurai Metrica
https://manuelguerrerocano.com/kpi-metricas-lean-manufacturing/

A la hora de definir objetivos específicos también hay que difinir la forma el nivel de éxito logrado. Con base a objetivos bien definidos, se verá fácilmente lo que se debe medir. Las métricas y las mediciones deben ser definidas en base a los objetivos.

El segundo requisito para asegurar que estamos en el buen camino consiste en poder hacer seguimiento de las acciones a realizar.

Siguiendo con el ejemplo anterior. Si conozco el histórico de impresiones puedo ver claramente la evolución y saber si hemos reducido el uso de papel.

Debemos tener en cuenta que todo objetivo que no pueda controlar mediante algún tipo de seguimiento no nos permite su control.

A: Alcanzable (Assignable)

El tercer requisito es que los objetivos se puedan lograr. A la hora de plantearnos algún objetivo plantearnos algunas preguntas del tipo:

  • ¿Tengo los medios necesarios?
    • En caso de que no sea así: ¿Los puedo conseguir? ¿estoy dispuesto a comprometerme y realizar el esfuerzo necesario?
  • ¿Tengo las habilidades y/o herramientas necesarias?
    • En caso de que no sea así: ¿Las puedo adquirir? ¿estoy dispuesto a comprometerme y realizar el esfuerzo necesario?
  • ¿Tengo los recursos necesarios (tiempo, dinero, personal,…)?
    • En caso de que no sea así: ¿Los puedo conseguir? ¿estoy dispuesto a comprometerme y realizar el esfuerzo necesario?

Volviendo al ejemplo de reducir el consumo de papel. Tendremos que concienciar del uso respetuoso y responsable de la impresión de documentos. ¿Me veo capaz de darle una charla a mi personal para que trabajen con documentos digitales? ¿Necesito a alguien interno/externo a la organización con suficiente poder de convicción?

R: Realista (Realistic)

Un objetivo SMART bien planteado es realista y alcanzable. En caso contrario podríamos frustrarnos en el intento de conseguirlo. Para ello debemos conocer nuestros límites y tenerlos presentes. Sin embargo, nuestro objetivo deben resultar ambiciosos al mismo tiempo.

Si aquello que nos planteamos es algo que no nos supone ningún reto, nuestra motivación para poner medio para lograrlos será muy baja y, por lo tanto, el esfuerzo necesario será tan bajo que ni siquiera merecerá la pena alcanzar el objetivo, paradójicamente.

Si nuestro trabajo requiere presentación de documentos impresos en instituciones oficiales y no nos permiten trámites telemáticos, no podremos dejar de imprimir los documentos. Pero si nos consume tantos recursos, quizás podamos buscar medios alternativos como certificados digitales, etc.

T: limiTado (Time-related)

El último requisito para tener un objetivo SMART bien planteado es que el objetivo debe tener una limitación temporal.

Una frase que me motiva mucho resume perfectamente este punto:

Goals without deadlines are just dreams

samurai en la playa

Recuerda que un objetivo definido sin un tiempo límite, no es un objetivo, es un sueño que, con suerte, se quedará en un deseo. Pero que tiene todas las papeletas de no llegar a convertirse realidad nunca.

5 pasos básicos para lograr nuestros objetivos.

Una vez que sabemos cuales son las características de un objetivo SMART, es hora de alcanzarlos en 5 sencillos pasos:

  1. Define el objetivo de forma SMART: concreta qué deseas alcanzar, define fecha límite, ser realista, ambicioso y medible.
  2. Analiza tu estado actual: dónde te encuentras. Qué has logrado hasta ahora. Los pasos que has realizado para alcanzar tu objetivo hasta el momento actual. Cuanto te falta para alcanzarlo.
  3. Lista los posibles obstáculos que pueden aparecer en tu camino. En este punto es importante tener en cuenta no sólo los obstáculos externos, si no también nuestras propias limitaciones y creencias. Se generoso y expláyate en este punto, te darás cuenta que muchos de los obstáculos son barreras que nosotros mismos nos ponemos. Además te conviene estar preparado para todas las situaciones.
  4. Diseña un plan de acción: escribe la hoja de ruta a seguir para la obtención del objetivo. Acciones concretas, realistas, con fecha. Puedes volver a utilizar una estrategia SMART para definir acciones.
  5. Planifica el plan de acción: este punto no es más que obtener el tiempo necesario para llevar a cabo el plan de acción.

Conclusiones

Alcanzar la excelencia operativa pasa por seguir una estrategia SMART a la hora de difinir objetivos y acciones en nuestra organización.
Es más eficaz plantear 10 objetivos SMART que 1 objetivo demasiado ambisioso que no sabemos por dónde comenzar.
Todo objetivo que no pueda controlar mediante algún tipo de seguimiento no nos permite su control y, por lo tanto, lograr.
Debemos encontrar el equilibrio entre lo realista y lo ambicioso.
Si no nos ponemos en acción nunca lograremos los objetivos

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Fuentes

Objetivo SMART, el arte de formular objetivos

Los 5 pasos básicos para conseguir objetivos 

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